Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest OK-SERVICE Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Modlińska 6A lokal 107, 03-216 Warszawa, NIP 5272900921, REGON 383995049, KRS 0000797274.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na biuro@okservice.com.pl lub zadzwoń: +48 660 435 218.

2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z serwisu:

• Formularz kontaktowy — imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie nick w Telegramie, temat i treść wiadomości. Cel: odpowiedź na Twoje zapytanie.
• Konto w panelu — dane logowania (adres e-mail, zaszyfrowane hasło), rola w systemie, dane firmy, którą reprezentujesz. Cel: świadczenie usługi dostępu do panelu.
• Dane przetwarzane w ramach obsługi księgowej — dokumenty, faktury, deklaracje i rozliczenia wprowadzone do panelu. Cel: realizacja umowy o świadczenie usług księgowych lub udostępnienie narzędzia biuru rachunkowemu.
• Dane techniczne — adres IP, typ przeglądarki, logi serwera i zdarzenia bezpieczeństwa. Cel: zapewnienie stabilności i bezpieczeństwa usługi.

3. Podstawa prawna przetwarzania

Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem RODO (UE 2016/679), na następujących podstawach:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem (konto w panelu, odpowiedź na zapytanie ofertowe),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne, w szczególności podatkowe i rachunkowe,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo systemu, obrona przed roszczeniami, kontakt zwrotny,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda, np. na cookies analityczne albo kontakt w sprawie oferty.

4. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania z formularza — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że doprowadzą do zawarcia umowy.
• Dane konta i dane wprowadzone do panelu — przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami (dokumentacja księgowa: 5 lat licząc od końca roku podatkowego).
• Logi techniczne — do 12 miesięcy.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu jej wycofania.

5. Komu udostępniamy dane

Nie sprzedajemy danych. Przekazujemy je wyłącznie podmiotom, które są nam potrzebne do świadczenia usługi, na podstawie umów powierzenia przetwarzania:

• dostawcy hostingu i infrastruktury chmurowej, na której działa panel i baza danych,
• dostawca poczty elektronicznej, przez którą wysyłamy powiadomienia systemowe,
• operator komunikatora Telegram — jeżeli korzystasz z formularza kontaktowego, treść zgłoszenia trafia na nasz firmowy kanał obsługi w Telegramie,
• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. organy podatkowe), jeżeli wystąpią z żądaniem w przewidzianym trybie.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Aplikacja i baza danych działają na infrastrukturze zlokalizowanej w Unii Europejskiej. Jeżeli którykolwiek z dostawców przetwarza dane poza EOG, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

7. Rola biura rachunkowego korzystającego z panelu

Jeżeli korzystasz z panelu jako klient biura rachunkowego, administratorem Twoich danych księgowych jest to biuro. My występujemy wtedy jako podmiot przetwarzający — udostępniamy narzędzie i przetwarzamy dane wyłącznie na udokumentowane polecenie biura, na podstawie umowy powierzenia.

Wnioski dotyczące danych księgowych kieruj w pierwszej kolejności do swojego biura rachunkowego. Możesz też napisać do nas — przekażemy sprawę właściwemu administratorowi.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), o ile nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych do innego administratora,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

9. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie zrealizujemy usługi: bez adresu e-mail nie założymy konta, a bez danych kontaktowych nie odpowiemy na zapytanie z formularza.

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowanie transmisji (HTTPS z HSTS), kontrolę dostępu opartą na rolach i przypisaniu do klienta, haszowanie haseł, rejestrowanie zdarzeń oraz ograniczenie liczby żądań chroniące przed nadużyciami.

12. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować, gdy zmienią się przepisy lub zakres usługi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a datę ostatniej zmiany znajdziesz na górze strony.